フォームやクイズの共有
質問
フォームやクイズの共有機能（共同編集や譲渡など）について教えてください。
回答
フォーム/クイズの共有機能の概要
Formsでは、原則としてフォーム/クイズ作成者は１人で作業を行う仕組みとなっており、また作成したフォーム/クイズのデータ（回答/解答を含む）は作成者に所有権があり作成者のOneDrive上に保存されています。このため作成者がFormsの利用権限を失うと同時に、作成されたフォーム/クイズが利用できなくなります。
こういったことに対応するため、共有して共同作業（所有権の譲渡等はない）、テンプレートとして共有（コピーを譲渡）、フォームの移動（グループへの譲渡）といった機能が用意されています。
※グループに譲渡されたフォーム/クイズのデータは、グループのSharePoint内に保存されます。
また、こういった譲渡を最小限にするため、最初からグループのフォームとして作成する方法も紹介します。
グループ（Teamsのチーム）のフォームとして作成する
以下の手順で、フォーム/クイズを最初からグループのフォーム/クイズとして作成することができます。チームのフォーム/クイズは、チームメンバー全員が共有し、共同編集することができます。
- 作成者がFormsにアクセスすると、フォーム一覧画面下の「マイ グループ」に、自分が所属するグループが一覧表示されます。この中からフォームを設置するグループを選択します。
- 同じような画面ですが、「グループのフォーム」「グループ名」が表示されているはずです。
- 新規作成時は「新しいグループフォーム」「新しいグループクイズ」から作成を始めます。作成方法は（フォームの作成）や（クイズの作成）と同じです。
- 編集の場合は、表示されているフォームやクイズから編集するものをクリックします。編集方法は（フォームの作成）や（クイズの作成）などと同じです。
- この場合、TeamsやSharePointでグループ（チーム）を削除すると同時にグループ内フォーム/クイズも削除されるので注意してください。移行方法は、下記「フォーム/クイズの移動について」を参考にしてください。
「共有して共同作業」について
所有者と共同編集者は、以下の手順でフォーム/クイズを共有し、共同編集することができます。
- 所有者は共有するフォーム/クイズを開き、「共有」から「共有して共同作業する」の項を見てください。
- 「自分の組織内のユーザーが表示および編集可」となっている部分を必要に応じて変更してください。
通常は変更の必要なし。 - 表示されているURLを「コピー」し、共同編集者に連絡します。
- 共同編集者は、連絡されたURLから所有者の作成したフォーム/クイズを直接編集可能になります。
このとき、所有権やデータの所在は所有者のままになっています。この状態で所有者がFormsの利用権限を失うと共同編集者も当該フォーム/クイズの利用権限を失うので注意してください。
「テンプレートとして共有」について
所有者は、以下の手順でフォーム/クイズのテンプレートでの共有（コピーを譲渡と同じ）ができます。
- 所有者は共有するフォーム/クイズを開き、「共有」から「テンプレートとして共有」の項を見てください。
- 「自分の所属組織内のユーザーのみが複製可」となっている部分を必要に応じて変更してください。
通常は変更の必要なし。 - 表示されているURLを「コピー」し、譲渡相手に連絡します。
- 相手側は、連絡されたURLから「複製」が可能になっています。複製したフォーム/クイズは相手側が自分自身のフォーム/クイズとして利用できます。
このとき、複製したフォーム/クイズの所有権やデータの所在は相手側になっており、以後元のフォーム/クイズとは別のものとして扱われます。
※岐大→機構へのテンプレート（フォーム様式）の移行については、以下の手順で移行可能です。
- 前提として、管理者により共有機能の制限が解除されている必要があります。(2023年3月時点で解除済み)
- 上記テンプレート共有機能のうち、2.が「リンクを持つすべてのユーザーが複製可能」となっていることを確認し、表示されているURLを「コピー」します。
- 機構アカウントでサインインした別ブラウザにURLを貼り付けてフォーム編集画面を表示させます。
- 画面上部に表示される「複製する」をクリックすることで、機構Formsにフォーム名(コピー)という名前でフォームが作成されます。
- （注意）移行できるのはフォームの様式だけで、回答データの移行はできません。原則として移行前後にまたがる回答期間は設定しないでください。 どうしても回答期間がまたがるような場合には、移行直前でいったん岐大側フォームは回答終了としてExcelでデータ保存しておき、移行後の機構フォーム（URLは異なる）で改めて回答収集してExcel上で合算してください。
「フォーム/クイズの移動」について
所有者は、以下の手順でフォーム/クイズをグループに移動（譲渡）ができます。
- 所有者はフォーム/クイズ一覧で、移動したいフォーム/クイズの右上３点リーダー（･･･）から「移動」を選択します。
- 移動可能なグループが画面右に表示されるので、移動先にするグループを選択して移動します。
- 以後は「グループのフォーム」内で表示されるようになります。
このとき、移動したフォーム/クイズの所有権やデータの所在はグループになっています。
参考
- Formsマニュアル(2022年5月版)はSharePoint情報館サイトのForms利用手引（教職員：機構アカウントサインインが必要な場合あり）よりダウンロードできます。
- その他フォーム/クイズ作成の詳細は こちら もしくは こちら で確認してください。（Microsoftサイトが別タブで開きます）
