質問

Forms利用上の注意事項があれば教えてください。

回答

Forms利用上の注意事項

• FormsはMicrosoft社が提供するクラウドサービスです。 回答/解答データはMicrosoftサーバに保存されることになるため、個人情報や機密情報等を取り扱う場合は、注意事項を確認のうえ利用目的等をフォーム上に明示してご利用ください。 。
  　※各種法律等や「東海国立大学機構 個人情報管理関係規則」「岐阜大学 個人情報管理関係規則」などを遵守してください。
  　※ご心配な場合は、情報館までお問い合わせください。
  

• フォーム/クイズが利用（作成や編集）できる期間は、個人として作成した場合、作成者が常勤教職員として機構に在籍している間だけです。退職や異動，卒業，修了など何らかの形で（一時的であっても）機構での籍が失われると、その作成者の管理しているフォーム/クイズは利用できなくなります。継続利用する必要がある場合は、グループのフォームとして作成するか、共有機能を利用してフォーム/クイズの引き継ぎをしておいてください。
  あるいは、異動等による影響を最小限にする場合、Forms画面にある「マイグループ」に表示されているグループ（Teamsのチームと同義）に入り、グループ内でフォームを作成すると「グループのフォーム」（グループメンバーは編集権限あり）として機能するようになります。この場合でも、Teamsのチーム削除等でフォームも同時に削除される可能性は残ります。
  

• Forms利用に際しては、以下のようなシステム的制限があります。
  ※Formsの機能更新により最新と異なる場合もあります。下記制限事項詳細なども参考にしてください。
  　・ 複数回の回答/解答の上限 ： １つのフォームにおける回答/解答数の上限は500万回です。
  　・ 設問数の上限 ： １つのフォームにおける設問数の上限は200になっており、200に達すると「＋新規作成」ボタンが機能しなくなります。
  　・ 設問や選択肢の制限 ： １つのフォームにおける設問や選択肢，分岐には、システム内部処理の制約上の上限があります。一概に具体的な項目数での上限値は示せませんが、目安として66項目以上の選択肢，27項目以上の分岐といったものがあるようです。
  　・ フォーム/クイズ数の制限 ： １つのアカウントで作成できるフォーム/クイズ数には制限があります。※複雑なフォーム/クイズを多数作成するような場合や削除したフォーム数によっては影響が出る可能性があります。
  　・ フォームの設定で、回答/解答時に作成者にメール通知する機能があります。この通知メールは作成者のアカウントになっているメールアドレスから変更できません。
  　・ 設問の文字数制限 ： １つの設問にテキストで回答/解答させる場合、制限文字数は4000字（改行やスペースも含む）です。
  

参考

• Formsマニュアル(2022年5月版)はSharePoint情報館サイトのForms利用手引（教職員：機構アカウントサインインが必要な場合あり）よりダウンロードできます。
  
• Formsの制限事項詳細は こちら で確認してください。（Microsoftサイトが別タブで開きます）
  
• その他Formsの詳細は こちら で確認してください。（Microsoftサイトが別タブで開きます）