学外の電子メールアドレスへの転送禁止について

情報連携推進本部では2020年10月19日(月)より、情報連携推進本部が発行した電子メールアドレス宛に届いた電子メールを、キャリアメールやGmailなどのような学外の電子メールアドレスへ自動転送(以下、「外部転送」)することを禁止します

背景

本学発行の電子メールアドレスを用いて送受信される情報には、業務に関連する要保護情報が含まれております。こうした情報を外部転送することは要保護情報の外部持ち出しに該当し、本学の情報取扱手順にも違反する行為です。

また他機関においては、教職員が外部転送を行っていた先の電子メールサービスが不正侵入され、個人情報を含む要保護情報が外部に漏洩する、といった事例もおきております。この事例では、不正利用されたものが外部サービスであったため情報漏洩の事実を大学として把握できず、また侵害アカウントに対する緊急停止等の対応を取ることもできないため、被害が深刻化したという状況がありました。

さらに、本学宛に送信される迷惑メールやマルウェアなどが学外メールサービスへ転送された結果、外部メールサービスによって「本学メールサーバは迷惑メールの送信元である」と判断されてしまい、本学から送信される正規の電子メールが受信拒否される、といった状況も度々生じておりました。

こうした状況を踏まえ、2020年3月に「情報セキュリティ強化のための取り組みの実施について」という形でCISOより各部局に対して電子メールの外部転送を禁止する方向性について意見照会が行われました。

これを受け、本学では外部転送を禁止することとなりました。

対象となる電子メールアドレス

  • 機構(情報連携推進本部)が発行する電子メールアドレスのうち以下に該当するもの
    • メールアドレスが「gifu-u.ac.jp」 「thers.ac.jp」で終わるもの
      例) 教職員用メールアドレス,学生用メールアドレス,など

対象とならない転送行為

  • 機構メールであっても、受信者が確認して手動で転送する場合は、「自動転送」ではありません。
    ただし「業務情報の学外持ち出し」に該当する場合があります。ご注意ください。
  • 機構メール同士で転送する場合は、「外部転送」には当たりません。

学外者を含む同報アドレスの運用について

学会開催等の理由で学外者を含む同報メールの運用が必要な場合は、メーリングリストサービスをご利用いただけます。利用を希望される方は、SharePoint情報館サイトのドキュメントをご確認ください。

注意事項とお願い

  • ソフトウェアの機能によっては自動転送設定が可能な場合もありますが、そういった機能を用いての外部転送は行わないでください。
    背景で述べたように、そのような行為による情報漏洩が発生した場合には、責任を追及する場合があります。

ご相談・問い合わせ先

本件に関するご相談や問い合わせは、以下までお願いします。

  • 情報連携推進本部(情報館)
    • 内線:2041
    • 電子メールアドレス:help@imc.gifu-u.ac.jp