学外の電子メールアドレスへの転送禁止について

情報連携推進本部では2020年10月19日(月)より、情報連携推進本部が発行した電子メールアドレス宛に届いた電子メールを、キャリアメールやGmailなどのような学外の電子メールアドレスへ自動転送(以下、「外部転送」)することを禁止します

すでに、2020年4月より新たな外部転送設定の追加はできなくなっていますが、2020年4月以前に設定されていた外部転送については設定削除や転送遮断等は行わず、外部転送が行われておりました。

2020年10月19日以降は、こうしたものも外部転送できなくなります。

背景

本学発行の電子メールアドレスを用いて送受信される情報には、業務に関連する要保護情報が含まれております。こうした情報を外部転送することは要保護情報の外部持ち出しに該当し、本学の情報取扱手順にも違反する行為です。

また、他機関においては教職員が外部転送を行っていた先の電子メールサービスが不正侵入され、個人情報を含む要保護情報が外部に漏洩する、といった事例もおきております。この事例では、不正利用されたものが外部サービスであったため情報漏洩の事実を大学として把握できず、また侵害アカウントに対する緊急停止等の対応を取ることもできないため、被害が深刻化したという状況がありました。

さらに、本学宛に送信される迷惑メールやマルウェアなどが学外メールサービスへ転送された結果、外部メールサービスによって「本学メールサーバは迷惑メールの送信元である」と判断されてしまい、本学から送信される正規の電子メールが受信拒否される、といった状況も度々生じておりました。

こうした状況を踏まえ、2020年3月に「情報セキュリティ強化のための取り組みの実施について」という形でCISOより各部局に対して電子メールの外部転送を禁止する方向性について意見照会が行われました。

これを受け、本学では外部転送を禁止することとなりました。

対象となる電子メールアドレス

  • 情報連携推進本部が発行する電子メールアドレスのうち以下に該当するもの

    • メールアドレスが「@gifu-u.ac.jp」で終わるものと、その拡張アドレス
      例) 教職員個人用メールアドレス,組織用メールアドレス,など
    • メールアドレスが「@jim.gifu-u.ac.jp」で終わるものと、その拡張アドレス
      例) 事務用メールアドレス
  • 2020年10月時点では、学生用の電子メールアドレス(@edu.gifu-u.ac.jpで終わるもの)は対象外となります。

転送禁止設定について

2020年10月19日以降、情報連携推進本部にて以下の作業を順次実施します。

  1. 対象となる電子メールアドレスからの外部転送を停止するための処置を行います。
  2. 外部転送後に自動削除される設定になっていた電子メールについては、自動削除されずに本学メールサーバへ保存されるよう設定します。

これらの作業により外部転送は停止されますが「GUAM」に設定されていた転送先情報は削除されません。

外部転送設定の削除は「GUAM」にアクセスして削除していただく必要があります。

注) 対象メールアドレスが多数存在するため、実際に転送が停止されるタイミングには時間差が生じる可能性がありますの予めご了承ください。

学外者を含む同報アドレスの運用について

学会開催等の理由で学外者を含む同報メールの運用が必要な場合は、メーリングリストサービスをご利用いただけます。利用を希望される方は、G-groupにログインしている状態で次のドキュメントをご確認ください。

注意事項とお願い

  • 組織用メールアドレスから教職員個人用メールアドレスへ転送する場合のように、情報連携推進本部が発行した電子メールアドレスに対する転送は引き続き可能です。
  • 緊急事態発生時に自動送信される安否確認メールは外部転送にあたらないため、外部転送禁止後もキャリアメールで受信可能です。
  • 作業実施においては万全の注意を払って作業を進めさていただきますが、万が一のトラブルを回避するため、2020年10月19日までに電子メールの転送設定をご確認いただき、学外アドレスへの転送設定が存在する場合は事前に削除してくださいますよう、お願いします。

ご相談・問い合わせ先

本件に関するご相談や問い合わせは、以下までお願いします。

  • 情報連携推進本部(情報館)
    • 内線:2041
    • 電子メールアドレス:imc-help@gifu-u.ac.jp